从 email 就能看出一个人的专业！顶尖工作者都有这 4 个好习惯

从 email 就能看出一个人的专业！顶尖工作者都有这 4 个好习惯

不分公司内外，只要光看对方电子邮件的写法，就知道这个人会不会工作。让人一目了然的电邮，包括以下 4 个要点：

一、「标题」写清楚

有些人寄来的电邮，标题只写「辛苦了」或「我是 XX 公司的某某」，但这种标题无从得知你是为了什麽事情来信；再说只要看寄件人，就知道这是谁寄来的信了，为何还要写两次呢？

对于忙碌的人来说，这种无法从标题得知内容的来信真的很麻烦，点阅的优先度也会下降。有鑑于此，各位的信件标题应该写得清楚、简洁，当内容主题随著信件往返改变时，就该更改标题。

举个例子，当你发出了标题为「开会时间调查」的电邮，收到与会者的回信后，若你只是单纯回复，标题就会变成「Re:Re:开会时间调查」，收件者无法直接从标题得知，开会时间到底确定了没。

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报告、联络、商量三步骤 ②：让 Email 一目了然的四个诀窍

这种时候，大家只要把标题改成「开会时间已确定【7／6（三）14：00】」，收件者就不需要打开信件，便能知道会议时间，十分方便。


二、正文内容从「结论」破题

即便只是想调查开会时间，还是会有人像写作文一样，滔滔不绝地从「为何要开此次会议」、「委託人的想法」、「希望能有什麽成效」等不相干的主题谈起。这种流水帐式的信件在商场上是大忌，因为收件者想知道的只是「此次会议与何种主题有关」，以及「对方希望自己做些什麽」。

儘管一般信件的开头都会稍微寒暄，不过打完招呼后就该马上进入正题，并且以结论破题，让对方在第一时间知道你要干嘛。


三、以「条列式」写出候补选项

举个例子，在调查开会时间的信件中，若一长串地写出「开会时间暂定 7 月 4 日（一）、6 日（三）下午或 11 日（一）上午，不知大家哪个时间比较方便？」就显得拖泥带水不好懂；但如果改成条列式，大家一看就知道有哪些时间可供选择。列出条列选项时，可使用「●」让选项更加清楚（目的在于让人一眼注意到选项，因此不适合使用太小的「‧」或容易与圈号搞混的「○」）。


四、善用「换行」或「项目符号」让邮件更清楚

电子邮件本来就是迅速告知对方重要事项的工具，因此写法也应该力求简洁。 在同一个段落裡的逗号或句号处换行，是基本原则。 此外，以条列式提及日期或成员等相关资讯时，一般不会使用辨识度较低（意即线条较细）的引号（「」），而是使用【】凸显该资讯的存在，如此一来，对方就能一眼看见你的重点。

范例
下面的电邮内容，便是依据上述 4 个要点写成的范例，供大家参考。只要在写信时多用点心，就能大大提升你的传达能力，下次就试著这麽写看看吧。

标题 ：开会时间调查
正文 ：
○○部长 您好：

我想针对暑期企画的展览会安排一场会议，
请就以下三个时间，告知您方便的时段。
● 7／4（一）10:00～17:00
● 7／6（三）13:00～16:00
● 7／11（一）10:00～15:00
烦请于【6／28（二）17:00】前回覆，感谢！