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文控系统(文档管理)产品功能结构

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  随着企业手里的客户越来越多,业务量逐渐增大,相关文档文件也越来越多。照片、录音、文章、方案、表格和图纸等等塞满了柜子,突然要找其中一份资料,翻箱倒柜甚是麻烦。
  不是有了电脑吗?不是提倡无纸化办公吗?大容量硬盘现在也不贵,尽管往硬盘里放。找的时候搜索一下就行了。很多人还分门别类地将不同类型的文档存在不同的文件夹里,找起来就更容易了。但是现代化办公特点是协作式,你跟我要份资料,大家Mail来Mail去,或者是即时通讯工具上传来传去,你改过来他添一段,不同版本的文档又是满天飞。接下来文档权限的问题也出来了,你不希望自己变成透明人吧?
  但凡自己部门有人辞职,主管们就头大:辞职员工手里的文档多如牛毛,你总不能跟在他屁股后面挨个打开看看,是否有遗漏的,他的文档分类方法你要学半天,万一再有点小插曲什么的,够你受的。
  出差在外,正在谈判桌上与客户商谈和约的老总突然想起自己手下有一份资料将非常有助于自己的这次谈判,打电话找人,人事主管说今天该员工请假了,好不容易联系上问来电脑密码,等传给老总,客户已经等不急走人了,让老总颜面尽失。

  为化解这些令人头疼的问题,一般公司做法无非是通过以下几种手段:
  增加文档管理员,由专人负责保管文档;
  在员工手册中详细地规定了文档操作的流程,每个员工都有责任和义务规范保管自己负责的文档,出现问题将进行处罚;
  采用VSS、SVN版本控制系统,把代码和相关技术文档统统存到SVN服务器上,这也是最专业的做法;
  添加一台大容量服务器,所有文档性资料资料全部保存到服务器上,指定共享权限。
  ....

  以上做法虽然能够解决问题,但是这些解决方法并没有最优化。增加文档管理员人手,无疑将增加人工成本,而人工管理也不能保证万无一失,文档管理员下班之后也不能应急;采用VSS、CVS等版本控制系统确实够专业,但是很多企业不是专业软件开发机构,并不需要这种不容易上手的专业管理工具,并且这类版本控制系统需要安装客户端,出差在外要存取文档就更为麻烦;操作系统自带的共享权限管理又极为简单,既要考虑文档版本,又要针对不同的部门、不同的人、用户和用户之间的共享是“不可能完成的任务”。看似现代化的无纸办公,但是文档管理手段却并不现代,因此需要棱镜文档管理软件来解决。

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7 个评论

18559691035    发表于 2017-7-13 16:03:18  | 显示全部楼层
学习了
wansixp    发表于 2017-7-21 16:01:17  | 显示全部楼层
谢谢分享
RiceChen    发表于 2017-9-9 10:37:25  | 显示全部楼层
支持一下
zixuan409    发表于 2017-9-22 15:52:19  | 显示全部楼层
学习一下!!!
wy600716    发表于 2017-9-29 09:45:59  | 显示全部楼层
学习了
abel1952    发表于 2017-10-9 10:27:47  | 显示全部楼层
学习了
凡界    发表于 6 天前  | 显示全部楼层
666
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